באחד מתפקידי בחיים, אני גיזברית. אחת המשימות שלי כגיזברית כוללת תיעוד בקובצי אקסל. במשך כמה חודשים הצטברו אצלי בין היתר ארבע מעטפות גדושות בקבלות, שהתקבלו בזמנים שונים אך צריכות להירשם בקובץ אחד, מורכב יחסית.
המשימה נראתה לי גדולה, ולכן "לא הגעתי אליה".
אבל הואיל וצריך להגיש את הדו"ח השנתי למס הכנסה על שנת 2013, עלתה רמת הדחיפות של המשימה. והנה הבנתי, שזו בדיוק ההזדמנות ליישם את שיטת הפירוק לגורמים.
לכן, היום כשישבתי עם הבן על שיעורי הבית, הבאתי איתי את ארבע המעטפות. אמרתי לעצמי, "אני רק אפתח אותן".
זה הצעד הראשון.
פה ושם היו לי כמה שניות, וכך פתחתי את המעטפה הראשונה.
ואז אמרתי לעצמי, "אני רק אסדר את הקבלות השונות לפי הסדר".
זה הצעד השני.
סידרתי את שני סוגי הקבלות שהיו במעטפה לפי המספר הרציף והתאריך.
פתאום כל המשימה נראתה לי קלה מאוד, והמשכתי לנצל את כל השניות שהתאפשרו לי, לפתיחת שלוש המעטפות האחרות וסידור הקבלות שבתוכן לפי הסדר. בסך הכל משימה טכנית וקלה (טריק מספר 1 עם משימות שגורמות לנו דחיינות ושנראות לנו גדולות מדי: להתחיל במשימות הכי טכניות והכי קלות).
עכשיו ברור לי מה השלבים הבאים, והנה אפרק אותם לגורמים:
א. לפתוח מחשב
ב. לפתוח את הקובץ לרישום הקבלות
ג. לפתוח קובץ נוסף שצריך להיות מתואם עם הראשון
ד. להתחיל להעתיק קבלה אחרי קבלה לתוך קובץ האקסל המתאים
ה. להעתיק את השורות הרלבנטיות לקובץ הנוסף המתואם
ו. לרשום בעט על כל ערימת קבלות פרטים חשובים לרואת החשבון שלנו
ז. לתייק את הקבלות בניילונית בקלסר השנתי
כל שלב כזה אינו מסובך.
בדוגמא שלי, גם את העתקת הקבלות אפשר לפרק לגורמים: למשל, אפשר להחליט שכל פעם אני רושמת רק חמש קבלות. מייד המשימה הגדולה והמאיימת "לרשום את כל הקבלות" מצטמקת למימדים קלים לטיפול.
ועכשיו התמלאתי קלילות וחשק לטפל בקבלות. זה פתאום לא נראה לי בעיה.
הרי הבעיה הכי גדולה היא להתבונן במשימה שלנו בעיניים החדשות, של פירוק לגורמים, במקום בעיניים הישנות, שרואות משימה אחת גדולה שנדמה לנו שדורשת המון זמן והתגייסות, ואז "אוי זה המון ואין לי זמן ואין לי כוח".
לכן, ברגע שהתחלתי, ברגע שאמרתי לעצמי "אני רק אעשה משהו קטן עוד לפני שאתחיל במשימה עצמה" – זה כבר איפשר לי גם לפרק את כל המשימה לחלקים קטנים וסבירים, וגם נתן לי דחיפת כוחות וחשק להתמודד איתה.
המטרה של הפירוט היא להדגים, שכאשר אני אומרת "שלב" אני מתכוונת ממש לצעד קטן עד כדי "לפתוח קובץ ששמור במחשב שלי" או "לרשום שורה אחת בקובץ אקסל". אני מרגישה, שברגע שמבינים בפועל למה הכוונה ב"פירוק לגורמים", אנחנו פתאום יכולים להרגיש, שמעתה נוכל להתבונן במשימה שנראית לנו גדולה ולזהות מה שני השלבים הקטנים הבאים בה. והם באמת יכולים להיות שלבים כמו לפתוח מעטפה או לאתר מספר טלפון…
בכל המשימות שקשות לנו אפשר לטפל באותה צורה:
- למצוא נקודת התחלה קטנה וטכנית בעיקרה (לכתוב עבודה? "אני רק אפתח קובץ" ואחרי זה "אני רק אעשה את עמוד השער" ו"אני רק אכתוב את הביבליוגרפיה". להתמודד עם רצפת חדר השינה? "אני רק אמצא פריט אחד לזרוק". החשבונות? "אני רק אאסוף למעטפה אחת את כל הניירת הכספית מרחבי הבית").
- לפרק את המשימה לגורמים, כאשר כל פעם אנחנו מתקדמים רק למשימה הקטנה והחלקית הבאה, במקום לראות את כל המשימה כגוש אחד גדול ומבהיל.
בהצלחה לנו!
מבשמת אבן-זהר
אמא לחיים 